Grandes eventos têm em suas line-up´s de palestrantes grandes nomes, que certamente irão trazer apresentações e informações imprescindíveis. Sobretudo quando o evento tem um perfil técnico, ou seja, um evento na área de medicina por exemplo. Então existe um setor dentro do mundo de eventos corporativos específico para dar fluência a este materiais que serão apresentados, além de garantir que tudo ocorra no horário previsto pela programação. Este setor se chama MEDIA DESK.

O Media Desk nada mais é do que uma equipe especializada para testar os recursos audiovisuais das apresentações. Além disso, eles são responsáveis pela distribuição destes conteúdos entre as diversas salas e auditórios, sem que haja a necessidade de levar um pen-drive ou plugar o notebook do palestrante no início da palestra (o que muitas vezes acaba atrasando e atrapalhando a programação).

Uma vez ciente do que é e como funciona o Media Desk, vamos aprender agora do que precisamos para montar este setor tão importante.

Passo 1) - Equipamentos:

Os equipamentos que serão disponibilizados para o Media Desk devem ser de preferência com configurações semelhantes aos que serão utilizados nas salas e auditórios, para garantir que as apresentações tenham o mesmo desempenho em ambas as máquinas. Mas de modo geral, pode-se utilizar notebook e computadores do tipo All-In-One. Estes estarão ligados em uma rede de computadores com todas as salas. É imprescindível que esta rede seja cabeada, não utilizando Wi-Fi para a função de transferência de arquivos entre salas. Além disso, é interessante manter uma impressora no local. Há sempre demandas vindas da secretaria que eventualmente precisam do apoio do Media Desk.

Passo 2) - Equipe qualificada:

Além de profissionais capazes de solucionar qualquer problema em soft´s como powerpoint, é desejável que estes profissionais também entendam de soft´s de edição como Adobe Photoshop e Adobe Premiere. Este conhecimento em soft´s de edição irá servir bastante em situações de vídeos muito grandes que precisam ser reduzidos e também para redimensionar imagens.

Uma dica final é que estes profissionais, ou, pelo menos um deles seja fluente em Inglês quando o evento for internacional.

Passo 3) - Mantenha alguns computadores disponíveis:

Apesar dos profissionais à disposição, muitos palestrantes preferem que eles mesmos realizem as edições, ou até, deixam para criar, acrescentar ou ajustar a quantidade de slides momentos antes da apresentação. Por isso é importante ter à disposição alguns computadores específicos para o uso de palestrantes.

Passo 4) - Educar os palestrantes:

Bom, agora que você já sabe como montar e operar um Media Desk, cabe agora educar e informar os palestrantes sobre a existência desse setor e instruí-los a visitá-lo antes de suas palestras. De forma geral, todos os grandes nomes já estão habituados a dar aquele pulinho no Media Desk antes do grande momento.