Sabemos que um dos grandes gargalos em eventos, sobretudo no primeiro dia, é o credenciamento. Filas enormes, dificuldades em localizar inscrições, imprimir etiquetas, pessoas se inscrevendo de última hora. Enfim, é um stress terrível se não houver uma boa preparação deste ambiente que é a porta de entrada do evento. Se a ideia é passar confiança e organização ao público desde o início, a secretaria precisa de uma atenção especial. Para isso vamos listar aqui alguns tópicos importantes e que não podem faltar.

1) Site de inscrições e gerenciamento de dados.

Hoje em dia já não se usa mais aquela velha tabela no Excel com a lista de pessoas que pagaram para entrar no evento. É um processo arcaico demais para os tempos atuais. Para tal, existem diversas soluções para gerenciar as vendas de inscrições e também o tratamento dos dados dos participantes. Podemos listar alguns mais relevantes como o DoIty, Sympla e EventBrite.

Todos eles exportam com total facilidade os bancos de dados para a consulta e impressão de etiquetas, por exemplo. Pela nossa avaliação, o DoIty leva uma vantagem por gerenciar os dados, além de oferecer um hotsite sobre o evento, entre outros detalhes. Mas vale conhecer todos a fundo antes de escolher.

CLIQUE NAS IMAGENS PARA ACESSAR OS SITES.

2) Computadores e Impressoras Térmicas/Laser.

Neste quesito, lembre: quanto mais, melhor. Quanto mais computadores e impressoras térmicas disponíveis para atender o público e minimizar o gargalo do primeiro dia, melhor. Em eventos de vários dias, é possível reduzir a quantidade de equipamentos nos dias seguintes. Só não dá para zerar, pois haverá sempre alguém que chegará no dia seguinte, um palestrante, alguém que perdeu sua credencial, etc.

Outro ponto importantíssimo é a disponibilidade de uma internet dedicada e cabeada para este setor. Nada de usar o Wi-Fi, sobretudo utilizando uma das soluções que mencionamos no item 1.

Se você não conhece bem os tipos de impressoras para solicitar orçamentos, saiba apenas que o tipo de impressora de etiquetas para crachá são chamadas de “Térmicas”. Geralmente as melhores são da marca “Brother” e "BeMatech". Aquelas recortam (ou picotam) as etiquetas chamadas de Térmicas com Guilhotina. Em geral são cobrados dois valores em relação a estas impressoras: o primeiro é o custo da diária do equipamento; o segundo é o custo da bobina de etiquetas. Existem bobinas com 200, 400, 800 etiquetas. Esse número varia de acordo com o modelo da impressora. Então com estas informações já fica mais fácil de solicitar um orçamento.

Outro tipo indispensável de impressora, são aquelas à laser, para imprimir documentos, recibos, comprovantes e mais uma bocado de outros documentos necessários. Boas impressoras de marcas como HP, Samsung, Brother e Kyocera são as mais indicadas.

3) Totens de autoatendimento.

Em grandes eventos, é comum vermos totens de autoatendimento. Aqueles com telas sensíveis ao toque onde o participante digita o seu CPF por exemplo e consegue imprimir a sua própria etiqueta. Neste modelo os crachás costumam ficar à disposição ao lado do totem. Essa tecnologia pode parecer cara para alguns profissionais, mas façamos uma conta rápida. Para manter um posto de atendimento em uma secretaria você precisará: 1 computador, 1 impressora e operador humano. Então faça uma relação de custos e verá que em geral os preços se equiparam. Mantenha alguns pontos de atendimento humano e automatize a outra parte, teste e veja qual tem mais autonomia.

4) Uni Filas ou Separadores de Filas

Este item é ótimo para controlar o atendimento, uma vez que você pode direcionar o público em espaços pequenos com mais inteligência e eficácia. São itens baratos e muito versáteis. 

5) Leitor de Código de Barras

Os leitores apesar de não serem itens específicos para viabilizarem as inscrições ou credenciamentos, eles permitem o controle de acesso ao eventos e as salas, tendo três funções: a primeira de contagem de participantes; a segunda de checagem e validação da inscrição para ter acesso as palestras; e por fim, realizar o check-in com contagem de horas para futura emissão de certificados.

É isso, a secretaria como dissemos é o cartão de visita do seu evento, trate-a com muita atenção para que haja uma melhor experiência do seu público. Se precisar de auxílio para escolher os equipamentos e planejar sua secretaria fale com nosso time de consultores via Whatsapp, é gratuito. Bem como é importante a contratação de uma empresa organizadora de eventos para te dar mais tranquilidade durante todo o processo.